Quelle solution pour vos réunions en ligne ?

Pour maintenir votre activité en cette période de travail a distance, les solutions de communication audio et visio apportent une réponse pour garder le lien avec ses collègues, ses clients ou ses élèves.

TPP Conseil vous accompagne pour choisir une solution adaptée à vos besoins.

Cisco Webex

Webex a connu une mise à jour majeure de son interface utilisateur en 2018. Les améliorations ont été conçues pour faciliter la façon dont les utilisateurs organisent et rejoignent des réunions.

La « nouvelle » plateforme offre de multiples façons de se connecter via un PC, un Mac, des appareils mobiles, des kits de salle de réunion, etc.

Webex Meetings a aussi été intégré à une suite collaborative, précédemment connue sous le nom de Cisco Spark. Maintenant baptisée Webex Teams (à ne pas confondre avec Microsoft Teams), elle offre des fonctions de chat, de partage de fichiers, de partage d’écran, de whiteboarding (tableau blanc numérique partagé entre participants) et de réseau téléphonique public commuté (RTC).

D’un point de vue architecture, Webex Meetings propose une version entièrement SaaS ainsi qu’une option en cloud hybride avec le déploiement d’un serveur Webex Meeting sur site au sein du réseau de l’entreprise.

En ce qui concerne les fonctionnalités avancées, Cisco implémente ce qu’il appelle des solutions cognitives collaboratives (Cognitive Collaboration Solutions). Dans ce domaine, l’éditeur a développé une intelligence artificielle destinée à faciliter le travail d’équipe. Parmi les exemples de cette technologie infusée dans Webex, citons :

  • Proactive Join : cette fonction identifie les personnes qui entrent dans une salle de réunion équipée de Webex et leur demande si elles souhaitent rejoindre automatiquement leur réunion.
  • Reconnaissance faciale : Webex identifie et affiche les noms et les fonctions de tous les participants d’une réunion ce qui est particulièrement utile lorsque des participants partagent un système de caméra vidéo dans une même salle de conférence.
  • People Insights : cette fonction fournit automatiquement aux autres participants de la réunion des informations sur le profil utilisateur d’un interlocuteur.
  • Assistant Webex : l’assistant permet, vocalement, de se joindre à des réunions Webex ou de passer des appels. Il est également possible de lancer à la voix d’autres tâches dans les salles équipées de matériels compatibles Webex comme le contrôle du volume, la mise en sourdine, le démarrage et l’arrêt de l’enregistrement ou la visualisation des horaires des salles.

Zoom : solution de communication

À destination du monde professionnel, Zoom se place comme un ensemble clef en main pour tout ce qui concerne le travail collaboratif.

Ainsi, Zoom dispose d'une solution très poussée de visioconférence, permettant de communiquer en duo, en groupe ou même par salle de conférence.

Il permet d'organiser : 

  • des webinaires vidéo intégrant :
    • des formulaires d’inscription adaptés au besoin d’une équipe marketing et réunissant jusqu’à 1 000 participants
    • une diffusion via Facebook Live ou YouTube Streaming
    • un chat en direct pour répondre aux questions des participants
    • une gestion de replay avec inscription a posteriori.

Il gère en plus un espace de messagerie instantanée, ainsi que la téléphonie pour s’intégrer dans un environnement de communication unifiée.

Bien que la plupart des entreprises choisissent d’utiliser la version SaaS du produit, il existe une option de cloud hybride pour celles qui souhaitent maintenir tous les appels vocaux, les vidéos et les échanges de données en interne.

Microsoft Teams : plateforme de collaboration

Microsoft Teams est une plateforme de collaboration. Direct descendant de Skype Entreprise et Lync, il rassemble bien sûr les composants d’une parfaite réunion à distance :

  • audio et/ou visioconférence regroupant jusqu’à 250 personnes en simultanée, avec partage du son et de l’écran
  • partage d’écran et prise de contrôle à distance pour un dépannage technique rapide ou une formation
  • espace de messagerie instantanée avec 1 ou plusieurs destinataires, permettant d’échanger du texte, des images, des vidéos, mais aussi des émojis et des GIF.

La puissance de Microsoft Teams réside dans sa section d’équipes qui favorise le travail collaboratif en dehors des temps de réunions. Finis les nombreux allers-retours de mails avec une dizaine de destinataires en copie pour tenir informer une équipe de l’avancée d’un projet. Les espaces d’équipes (privé ou public au sein de votre organisation) permettent de travailler à plusieurs sur un même projet, en mettant à disposition :

  • un espace d’échange/chat
    • un espace de stockage de fichiers partagés modifiables à plusieurs en simultanée
    • des applications embarquées pour éditer des documents directement depuis Teams
    • un hub d’applications permettant de gérer un projet, comme Microsoft Planner avec lequel vous pouvez créer des tâches, les attribuer à des membres, indiquer leur état d’avancement, des délais, etc. Des dizaines d’applications tierces sont disponibles, comme Wrike, Trello ou SmartSheet.

Créez plusieurs équipes avec différents membres et des canaux sous les équipes pour gérer différents projets.

L’application Teams met à disposition les mêmes fonctionnalités, ce qui vous permet de retrouver en un clic vos projets en cours et de mettre à jour un fichier directement depuis votre smartphone ou votre tablette au sein d’une seule application.

Si vous avez besoin de rassembler plus de 250 personnes, pour un webinaire ou une allocution, Microsoft Teams vous permet d’organiser des visioconférences rassemblant jusqu’à 10 000 participants. 

Microsoft Teams prend aussi en charge la téléphonie vous permettant de mettre en place un environnement de communication unifiée au sein de votre organisation.

Skype

On ne peut pas parler de visioconférence sans mentionner Skype, le logiciel le plus connu dans le domaine. Lancé en 2003, racheté en 2011 par Microsoft, il a élargi ses fonctionnalités et les plateformes compatibles.

Si Skype a commencé sur Windows uniquement, permettant à deux intervenants de communiquer par l'intermédiaire de leur webcam et de leur microphone, les dernières versions ont ajouté des fonctionnalités très intéressantes. Il est par exemple possible pour les utilisateurs de partager leur écran, et donc de permettre de présenter des fichiers PowerPoint ou de faire des démonstrations d'utilisations de logiciels. Cela est d'autant plus pratique que Skype permet des discussions de groupe jusqu'à 10 personnes. 

Une autre option intéressante est la possibilité d'enregistrer les conversations en cours, pratique pour les communications professionnelles comme personnelles.

La force de Skype est d'être un produit multiplateforme. Le logiciel est disponible sur ordinateur (Windows, Mac et Linux), sur mobile (Android, iOS et Windows 10 mobile), sur Xbox One et même sur Amazon Alexa.

Google Hangouts

Google Hangouts n'est certainement pas le produit le plus connu, pourtant il ne manque pas d'attrait. Hangouts est le pendant discussion instantanée de Gmail, le service d'e-mail le plus populaire de la planète. Qui possède un compte Gmail possède un compte Hangouts. Voici la première force de ce produit. 

Google Hangouts regroupe : 

  • Discussion instantanée, Visioconférence avec un utilisateur ou un groupe d'interlocuteurs. Rien à installer sur ordinateur, il faudra télécharger l'application mobile pour l'utiliser sur Android ou iOS.
  • Google Hangouts Phone, anciennement Google Dialer. Grâce à cet outil, l'utilisateur peut, à la façon de Skype-to-phone, appeler des numéros de téléphones physiques partout dans le monde, et à moindre coût.
  • Google Voice dispose d'ailleurs d'une fonctionnalité impressionnante puisque les messages vocaux sont automatiquement transcrits en texte et envoyés par e-mail, ou par notification dans l'application, très pratique au travail ou en réunion lorsque l'on ne peut pas écouter son message, on peut toujours le lire.

Enfin, la version d'Hangouts la moins connue mais qui devrait pourtant intéresser plus d'un manager, chef d'entreprise ou gérant d'association, est Hangouts Meet, faisant partie de G Suite by Google Cloud, la partie de Google destinée aux professionnels.

Des solutions adaptées à vous

Parce que toutes les entreprises ne se présentent pas tous sur le même modèle, les solutions ne peuvent pas être toujours les mêmes.

Avant de vous lancer prenez en compte vos besoins, vos spécificités et vos moyens.