Une fois scanné un document papier eut-il être éliminé ?

Il faut être franc, dans la majeur partie des cas, la réponse est NON.

L'opération de scanner, scannériser, numériser, ... consiste à réaliser une copie numérique d'un document à l'aide d'un scanner ou un appareil photo.

Pour autant, le contenu issu de cette opération peut-il être considéré comme 'document numérique' ?

Pourquoi et comment numériser ?

L'information est primordiale à la vie d'une entreprise.

La numérisation de documents permet de simplifier les échanges de fichiers, et les collaborateurs peuvent travailler ensemble sans tenir compte des distances physiques.

On constate que souvent, l'objectif premier de la numérisation est de réaliser un  image numérique du document afin de ne plus manipuler physiquement l'original papier. L'opération consiste alors a 'prendre une photo du document', le résultat en est un image dont le contenu n'est exploitable que par la visualisation humaine.

Rapidement, on constate que la 'simple' utilisation de l'image constitue une limitation de la productivité et peut même venir à l'encontre de celle-ci.

On ne citera que la contrainte de rendu qui limite l'affichage d'un au format A4 à la hauteur de l'écran de consultation.

Dès lors, il est nécessaire d'extraire l'information contenue de l'image pour en permettre une exploration et une exploitation numérique.

L'opération consiste soit en la saisie manuelle des informations (ce qui reste malheureusement le cas de beaucoup d'entreprises), soit en l'extraction automatisée par l'utilisation de logiciels de reconnaissance de caractère.

Selon le degré d'automatisation et en ciblant l'information pertinente (n° de facture, n° de compte, montant, identification du rédacteur, ...) il est alors possible d'intégrer les données dans un système d'information (gestion documentaire, comptabilité, ....)

Qu'est-ce qu'un document numérique ?

“ L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier. ” 

Pour autant, le code civil qui définit dans son article 1316 les modalités de la preuve par écrit est-il assorti d'un article 1316-1 sibyllin :

“ L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. ” 

Ainsi, un document numérique peut donc tout aussi bien être fourni en tant que preuve qu'un document papier lors d'un litige

Cependant,  les conditions nécessaires à la validité de ce type de document, telles que définies par l'article 1316-1, sont :

  • pouvoir établir l'auteur du document (par un système de signature électronique)
  • pouvoir garantir l'intégrité du document.

Il est donc difficile de prouver, s'agissant d'un document original papier qui a été scanné, l'identité du signataire et qu'il n'a pas été modifié par tout moyen.

Par nature, le document scanné est une copie, quel qu'ai été le moyen utilisé pour réaliser la copie. L'original aura toujours une force probante supérieure.

Lors de la numérisation d'un document à des fins de conservation, il est donc conseillé de garder l'original.

Sommes nous pour autant dans une impasse ?

Quel sort pour les originaux papier ?

De manière générale, un document numérisé n’a pas de valeur juridique, car on ne peut pas prouver son authenticité ou qu’il s’agit bien du document original qu’il représente.

Alors que les entreprises mettent tout en oeuvre pour s'affranchir de la gestion des documents physiques, la loi nous contraint à les conserver.

Le mise en place d'une gestion documentaire et de l'archivage permet de prendre en compte ces contraintes et d'apporter des solutions.

Les pistes de travail sont propres à chaque entité, et doivent être évaluées sur la base du gain de productivité.

Parmi ces pistes on peu citer : 

  • Faire évoluer les processus de création de document pour remplacer les documents papier par des documents numérique.
  • Identifier la typologie des documents
  • Mettre en place un plan de classement afin d'identifier la redondance. Le plan de classement permet d'identifier les dossiers maîtres pour chaque document original. (NB : sauf mention express, un document original est unique ...).
  • Identifier pour chaque typologie les délais d'utilité et le sort final des documents. La réglementation impose des délais minimums durant lesquels les documents doivent être conservés, parfois même des délais maximums.

Le retour d'expérience démontre que plus de 40% des documents papiers en circulation sur une année n'ont plus d'utilité et peuvent être éliminés, ce chiffre augmente pour les années précédentes.

La mise en oeuvre d'une gestion de l'archivage doit être envisagée en amont d'une opération de numérisation afin d'évaluer la pertinence des documents.